Depozytor kluczy w przetargu: opis przedmiotu zamówienia

Szereg numerowanych gniazd depozytora kluczy z breloczkami RFID, widok z bliska

Funkcje zamiast nazwy producenta

Opis przedmiotu zamówienia na depozytor kluczy powinien wskazywać potrzeby: ile kluczy i skrytek ma pomieścić urządzenie, jak identyfikują się użytkownicy, jakie raporty tworzy system, jak depozytor działa bez prądu i kto go serwisuje. Takie parametry ułatwiają porównanie ofert. Zasady opisu przedmiotu zamówienia wynikają z prawa zamówień publicznych, więc gotowy tekst skonsultuj z działem zamówień lub prawnikiem.

Pojemność i rozbudowa

W pięciu przeanalizowanych specyfikacjach pojemność wahała się od 50–60 kompletów kluczy z 20 miniboxami do 190 kluczy z 12 skrytkami i rozbudową do 256. Policz klucze i pęki, dodaj zapas i zdecyduj, czy potrzebne są skrytki na kluczyki samochodowe lub dokumenty. Wskazówki: Ile gniazd potrzebuje depozytor →

Politechnika Śląska: 50–60 kompletów kluczy i 20 miniboxów.
SR Zielona Góra: 70 kluczy i 2 panele po 5 miniboxów, jako rozbudowa trzech istniejących depozytorów.
UW Poznań: 100 kluczy.
ZTM Warszawa: 150 + 55 kluczy i 15 skrytek na kluczyki samochodowe.
KAS Szczecin: 190 kluczy i 12 skrytek, z możliwością rozbudowy do 256.

Identyfikacja użytkownika

Specyfikacje wymieniają zwykle identyfikację breloka RFID w gnieździe oraz logowanie kodem PIN lub kartą zbliżeniową zgodną z obiektem (125 kHz, Mifare 13,56 MHz, a w jednym przypadku także HID, Indala, Satel). Niektóre wymagają też trybu „karta + PIN”, podwójnej autoryzacji i losowego układu cyfr na klawiaturze.

Czytaj też

Integracja depozytora z kontrolą dostępu →

Ekran dotykowy depozytora kluczy Traka Touch z listą dostępnych kluczy

Oprogramowanie, raporty, integracje

Z pięciu specyfikacji wynika powtarzalny zestaw wymagań programowych: aplikacja webowa do zdalnego zarządzania, licencja bezterminowa bez limitu stanowisk, raporty z eksportem do PDF i Excel oraz synchronizacja wielu depozytorów w sieci LAN. Sprawdź każdy punkt i dopasuj go do swojego obiektu:

aplikacja webowa do zdalnego zarządzania, bez dodatkowego oprogramowania na komputerach użytkowników;
licencja bezterminowa, bez limitu stanowisk, oraz aktualizacje w okresie gwarancji;
raporty z datą, godziną, numerem karty i danymi użytkownika, eksport do PDF i Excel;
rejestr zmian wprowadzanych przez administratorów;
rezerwacje, okna czasowe, tymczasowe uprawnienia i e-mail o niezwróconym kluczu;
LAN i synchronizacja wielu depozytorów, kopia zapasowa bazy, w jednym przypadku integracja z systemem kontroli dostępu.

Różnice między trybem autonomicznym a sieciowym opisuje wpis Depozytor online czy offline →

Zasilanie, bezpieczeństwo, RODO

Zasilanie awaryjne: bateria na min. 7 h (Politechnika Śląska) lub 24 h (ZTM), mechaniczne zwolnienie blokad i awaryjne otwarcie (UW Poznań, KAS).
Bezpieczeństwo: ochrona antysabotażowa i przeciwprzepięciowa, rejestracja zdarzeń przez min. 3 miesiące, zakres temperatur od +5 do +45 °C (KAS); wszystkie skrytki i miniboxy za drzwiami (SR Zielona Góra).
Modułowość: zamiana paneli kluczowych na skrytkowe bez wymiany obudowy.
Dane osobowe: retencja zdjęć z kamery do 3 miesięcy, automatyczne kasowanie i trwałe usunięcie danych użytkownika po jego skasowaniu w systemie (Politechnika Śląska).
Jakość: w jednej specyfikacji ISO 9001 i ISO 14001, oznaczenie CE.

Zapisy dotyczące danych osobowych skonsultuj z inspektorem ochrony danych.

Montaż, szkolenie, gwarancja, serwis

Montaż, instalacja, testy odbiorcze i instrukcja po polsku.
Szkolenie na miejscu dla 3–5 osób, w jednej specyfikacji z wyraźnym wykluczeniem e-learningu (ZTM).
Gwarancja 24 miesiące (ZTM, UW Poznań, SR Zielona Góra), autoryzowany serwis gwarancyjny i pogwarancyjny.
Przykład z Politechniki Śląskiej: reakcja do 4 godzin, naprawa do 4 dni roboczych, urządzenie zastępcze po 14 dniach.
Termin wykonania, np. 42 dni.

Czytaj też

Serwis i gwarancja depozytora →

Wydrukowana specyfikacja z zakreślonymi punktami i zakreślacz na biurku

Jaki kod CPV w specyfikacji

W specyfikacji Politechniki Śląskiej na dostawę z montażem depozytora kluczy użyto kodu CPV 44421721-7 „Kasety depozytowe”. To przykład z jednego postępowania, nie rekomendacja: kod przypisz razem z działem zamówień. Księgowe ujęcie zakupu opisuje wpis Depozytor kluczy w KŚT i CPV →

Na co uważać przy wymaganiach

Każdy sztywny parametr zawęża krąg ofert, więc zapisuj tylko to, co wynika z potrzeb obiektu. Jeśli rozbudowujesz istniejące depozytory, napisz o tym wprost i wymagaj zgodności z nimi. Pomocne są poradnik: depozytor kluczy → oraz przegląd producentów depozytorów →

FAQ

Najczęstsze pytania

Czy w opisie przedmiotu zamówienia można wskazać markę depozytora?

Bezpieczniej opisać parametry funkcjonalne: pojemność, sposób identyfikacji, oprogramowanie, zasilanie awaryjne i serwis. Czy i kiedy wskazanie marki jest dopuszczalne, rozstrzyga prawo zamówień publicznych, dlatego zapis skonsultuj z działem zamówień lub prawnikiem.

Jaki kod CPV zastosować dla depozytora kluczy?

Specyfikacja Politechniki Śląskiej na dostawę z montażem depozytora kluczy używa kodu CPV 44421721-7 „Kasety depozytowe”. To przykład z jednego postępowania. Właściwy kod dla własnego zamówienia potwierdź z działem zamówień publicznych.

Na jak długo wymagać zasilania awaryjnego?

W przeanalizowanych specyfikacjach wymagano baterii na minimum 7 godzin (Politechnika Śląska) lub 24 godziny (ZTM Warszawa), a w dwóch dodatkowo mechanicznego zwolnienia blokad lub awaryjnego otwarcia. Czas pracy na baterii dobierz do ryzyka w swoim obiekcie.

Jakie warunki serwisu można zapisać w specyfikacji?

Przykładowo Politechnika Śląska wymagała reakcji serwisu do 4 godzin, naprawy do 4 dni roboczych i urządzenia zastępczego po 14 dniach, a kilku zamawiających – gwarancji 24 miesięcy i autoryzowanego serwisu. To przykłady, nie wymagania obowiązkowe.