Depozytor kluczy do samochodów: rezerwacje i rozliczanie floty

Depozytor kluczy do samochodów wydaje kluczyk tylko uprawnionemu kierowcy i zapisuje, kto go pobrał, kiedy oraz na jak długo. Zastępuje zeszyt w portierni i tablicę z kluczykami. Gdy kluczyk nie wróci na czas, depozytor może wywołać alarm, a oprogramowanie – wysłać powiadomienie e-mail.

Dobór zależy od liczby pojazdów i od tego, czy potrzebujesz rezerwacji w sieci:

• Traka21 – 21 gniazd i logowanie PIN-em, np. dla warsztatu lub małej floty;
• Roger RKD32 – 8–32 gniazd, rezerwacje kluczy i harmonogramy uprawnień;
• Traka Touch Pro S – do 60 kluczy (120 w podwójnej gęstości), np. flota 50 pojazdów dostawczych;
• Traka Touch Pro L – do 180 kluczy (360), dla największych flot.

Do większych kluczyków z pilotem, dokumentów pojazdu i kart służą skrytki z tym samym logowaniem i historią. W Roger RKD24CT trzymasz klucze samochodowe i karty, a Infinity GI łączy gniazda na klucze ze skrytkami różnej wielkości. W przetargu Politechniki Śląskiej zamawiający opisał małe skrytki („miniboxy”) na klucze i dokumenty pojazdów.

Rezerwację kluczyka obsługuje oprogramowanie: w TrakaWEB (dla Traka Touch) rezerwujesz zasób na określony czas, a w Roger RKD32 – klucz na określony okres według harmonogramu uprawnień. Kierowca wie, że kluczyk na niego czeka, a dział floty widzi, kto ma pojazd.

Według opisu TrakaWEB do rozliczania floty służą:

• harmonogramy dostępu i wymuszanie zwrotu w określonym czasie;
• zarządzanie flotą – rejestracja paliwa, przebiegów i lokalizacji;
• logowanie usterek z automatycznym powiadomieniem;
• wielopoziomowa autoryzacja – dodatkowa osoba dla wybranych pojazdów;
• zwrot losowy (RRMS) – oddanie kluczyka do dowolnego systemu w sieci;
• kolejkowanie, czyli sprawiedliwy podział pojazdów między kierowców.

Roger RKD32 dodaje komentarze o stanie klucza i pobieranie komisyjne.

Raport zdarzeń pokazuje, kto miał kluczyk w danym przedziale czasu, i to jest podstawa rozliczenia. Raporty oglądasz na ekranie, eksportujesz na pendrive albo przeglądasz w programie online. Rejestrację przebiegu i paliwa umożliwia TrakaWEB, więc przy doborze zapytaj o zakres funkcji i licencję.

Zamawiający publiczni opisują depozytor floty podobnie: dużą pojemność, logowanie ID + karta + PIN, aplikację dostępną przez przeglądarkę, synchronizację urządzeń w sieci i szkolenie na miejscu. W opisie ZTM Warszawa pojawia się 150 kluczy plus 55 oraz 15 skrytek na kluczyki samochodowe. Zamawiający wymagał też aplikacji webowej z bazą SQL bez architektury klient-serwer, raportów PDF i Excel, synchronizacji przez LAN, baterii na min. 24 h, szkolenia 3–5 osób na miejscu i możliwości rozbudowy o 50 kluczy. To wymagania jednego zamawiającego, nie standard.

Policz klucze z zapasem na rozbudowę, ustal, czy depozytory mają się synchronizować, i sprawdź, czy wystarczy tryb autonomiczny. Pomogą w tym teksty Wzorcowy opis przedmiotu zamówienia →, Depozytor online czy offline → i poradnik o depozytorach kluczy →